サークル参加に関して特に注意していただきたいポイント
- サークル受付はhampシステムを用いたオンラインフォーム申込のみとなります。郵送やメールでのお申し込み受付は行っておりません。
- サークル参加案内および通行証は郵送しません。メールでの案内送付となりますので、お見落としのないようご注意ください（送付の際は公式サイトやTwitter等で告知いたします）。
サークル参加者の方へ
参加資格
- 扱う作品に東方プロジェクトを題材にした二次創作物を1種類以上頒布・展示する予定があること
- サークルの代表者が申込時点で義務教育を修了していること
- 成人向け頒布物を取り扱う場合、頒布に関わるサークル関係者全員が開催当日に18歳以上であること
- 法人としての参加でないこと（企業参加については、個別にメールにてご相談ください）
- 日本語でやりとりできる人がサークル内で1人以上参加すること
- 後日送付するサークル参加案内の内容を当日までに確認し、当会からの各種要請に従っていただくこと
名華祭Xについて
名華祭では、通常のサークルスペースに加えて、「名華祭X企画」として180センチ四方の「小間貸し」スペースを設定しています。
- 小間の範囲内、および高さ200センチ以下であれば、自由にスペースをご利用いただけます
- 展示器具等を自らお持込みいただくことも可能ですし、各種備品をオプションで貸し出しておりますので、そちらを利用することもできます
- 同人作品の展示即売以外にも、音楽演奏やペイントライブなど様々な創作表現を実施いただくことが可能です
- 搬出入・設営の制約が一般スペースより比較的緩いため、グッズ類の展示販売方法についても通常より幅が広がります（※）
- 複数小間のお申し込みは可能ですが、別サークルとの合体申込はできません
- アンプを利用した楽器演奏や大音量の出る展示など、周囲の参加者の迷惑になるおそれがある企画はお断りする場合があります
- 成年向け作品の頒布は配置場所が通常より大きく離れた場所となるか、一部頒布に制約が生じる可能性があります。予めご了承ください。
- その他、ご不明点等ございましたらお気軽にお問い合わせください
※会場備品の破損や防災上、感染対策上の危険が生じない範囲となります。
募集数
直接参加 ： 500スペース募集
名華祭X ： 30小間募集
申込締切
早割締切 ：2025年3月31日（月）必着
申込締切 ：2025年5月9日（金）必着
配置スペースに余裕がある場合は締切後に二次募集を行う場合がありますが、その際は参加費用が割り増しとなる見込みです。
参加費用
当イベントはサークル参加者の入場にカタログは不要です。開場後もサークル通行証のみで入退場が可能となる予定です。
通常スペース
- 直接参加1スペース： 5000円
（長机半分、イス1脚、サークル通行証2枚） - 直接参加2スペース： 10000円
（長机全面、イス2脚、サークル通行証4枚） - 追加イス： 500円
（追加イスは1スペースにつき1脚までとさせていただきます） - サークル駐車場利用： 2000円
（1スペースにつき普通車1台まで）
このほか、申込システム利用料が別途500円（2spでも同額）が必要となります。
名華祭X企画スペース
- 直接参加： 7000円/1小間 ※10小間/サークルまで
（180cm四方の小間単位でお申し込みいただけます）
（1小間あたりサークル通行証2枚） - 【オプション】長机（180×60cm）： 2000円/1本 ※2本/小間まで
- 【オプション】パイプ椅子： 500円/1脚 ※4脚/小間まで
- 【オプション】展示パネル： 3000円/枚 ※2枚/小間まで
（幅90センチ、高さ180センチの脚付き展示パネル（予定）） - 【オプション】電源（家庭用100V･5A･1口）： 3000円/1式 ※2式/小間まで
- 【オプション】サークル駐車場利用： 2000円/台 ※普通車1台/小間まで
※1名義で4小間以上お申し込みの場合、駐車場利用以外のオプション料金を全て半額（1000円未満切り捨て）とします。現在フォーム上で割引処理ができないため、お手数ですが4小間以上でお申込みされる際は「銀行振込」をご選択の上、当会からのご連絡をお待ちいただきますようお願いいたします。
サークル駐車場について
- 会場からすぐ横のサークル向け駐車場をご利用いただけます（2000円/日）
- 利用の際はサークル申込みと併せての事前申請が必要です。申請がない場合はご利用いただけません
- 申請上限は1スペース（Xの場合は小間）につき普通車1台までとなります
- 駐車数が予定数を満了した際は、先着順でのご案内となります
- 駐車数に余裕があった際は、申込み後に追加募集を行う場合があります
- 申込み後は、駐車場を利用しなかった場合でも返金はいたしません
- 徒歩10分ほどで市営の金城ふ頭駐車場（1500円/日，収容台数5010台）もありますので、併せてご検討ください
早期申込割引について
- 2025年3月31日までに申し込まれた方は早期申込割引として参加費を500円引き（2spでも同額）いたします。
- 期間中は自動適用されますので特にお手続きは必要ございません。事務負担軽減のため、お早めのお申し込みにご協力をお願いします。
東方名華祭若手参加者応援割について
- 東方名華祭による若手参加者の応援企画として、申込代表者の生年月日が2002年4月2日以降の若手の方について、サークル参加費を1500円割引いたします。
- 適用希望の方は、下記フォームより適用条件をよくお読みの上、お気軽にお申し込みください（申請には先にサークル申込を行い、申込受付番号を発行する必要があります）。
注意事項
- 申込内容に不備があると受付できません。必ず申込前に内容を確認してください
- 18歳未満の方の閲覧が好ましくないと思われる作品（いわゆるR18作品）は、周囲から不特定多数が容易に閲覧できることがないようご配慮ください
- 建物や備品を汚損しないようご注意ください（机に強粘性テープを貼る、クランプ・万力を使用する、壁にポスターを貼るなどは禁止）
- お申し込み時のメールアドレスには参加に必要な重要な情報が送付される予定です。必ず当会からのメールを催事終了まで受信可能な状態で維持してください。
- お申込みいただきました個人情報については、催事の運営に関することにのみ使用し、適切に保護・管理いたします
- 当催事は、印刷物の制作、Webカタログの提供など、催事開催に必要な範囲で一部の事務を第三者に委託する予定です。
- 当会は催事が予定通り開催出来るよう最善の努力を尽くしますが、天災や感染症等により会場や行政当局から要請があった場合、その他安全な催事催行が著しく難しい状況となった場合、やむを得ず開催中止となる可能性がございます。
- その際、既納参加費は全額の返金とはならず、既出経費に対する催事の持続可能性を考慮した上での返金額となります。予めご了承の上でお申し込みください。
- 当会の責に帰すべき事由により生じた損害への賠償は、当会に故意または重大な過失がある場合を除き、既納参加費を上限といたします。
- その他、イベントについてご不明な点があればお気軽にお問い合わせください
キャンセルポリシーおよび抽選について
- お申し込み後のキャンセル（返金）は原則お受けいたしかねます
- 諸事情につき配置・リスト掲載を辞退したい場合は、配置発表までに当会へご連絡ください。配置発表後は配置の辞退も対応いたしかねます
- 入金の確認は手作業となっているため、申込締切後の作業の関係上、入金が完了していなくても当選扱いとすることがあります
- 当選となりましても未入金の場合、入金が確認できるまで参加案内の発送を差し止めいたします（未入金が連続する場合は次回以降の参加をお断りする場合があります）
- なお、募集以上の申込があった場合は抽選を行う可能性があります
- 万が一、書類不備や抽選漏れなどでスペースが確保できなかった場合は、既納参加費から手数料（500円）を差し引いた金額をお返しします
車椅子等でご参加の方へ
- 車椅子等により、出入りに不自由があるサークルにつきましては、出来るだけ出入り口近くに配置する等の配慮をいたします
- 必要な方につきましては、お申し込みの際、備考欄にその旨を申し添えください
会場への持ち込みを禁止しているもの
- 各種法令に抵触する恐れのあるもの
- 周囲に迷惑をかける恐れのあるもの（臭気の強いもの、銃器の模造品など）
- 可燃性など防災上問題があるもの（燃料、花火、発電機、自動車用バッテリー、個人の消費分を超えた大量の消毒液など）
- 動物（身体障害者補助犬を除く）
- その他、スタッフが危険、もしくは他の参加者の迷惑になると判断したもの
頒布を禁止しているもの
- 自費制作物以外の作品（商業出版物、市販品、ゲーム景品等）
- 古同人誌などの古物
- 他者の権利を著しく侵害するもの（複製品、ロゴや商標などを無断で使用したもの、差別を助長させる目的のもの等）
- 性器・性行為に対して適切な修正が施されていないもの
- アダルトグッズ類
- 薬機法に抵触する恐れのあるもの（化粧品類など）
※化粧品製造販売業者により製造され、適切な表記のある、自主制作グッズとして頒布する場合を除く - 飲食品類
※個包装された市販の小菓子を無償で配布する場合、食品製造販売業者により製造・密封され、適切な表記のある、自主制作グッズとして頒布する場合を除く - その他、スタッフが頒布不適当と判断したもの
※頒布禁止対象品については無償での配布も禁止しております。
持込禁止・頒布禁止対象品に該当すると当日スタッフが判断した場合、頒布を停止させる場合があります。自分の頒布するものが禁止物に該当しないか自信がない場合、必ず余裕を持って事前にご相談ください。
申込方法
サークルカットの作成
- サークルカットとは、イベント参加者に向けた「カタログ」に掲載する、サークルPRのためのイラストです。1サークルにつき1枚必ずご提出いただいております。
- サークルカットには頒布する予定の作品のPRや作品イメージをお書きください。申込時点の予定で結構ですので、実際の頒布物と多少異なっていても問題ありません。
- 画像サイズは1sp/2sとも共通（1000×1000px）です。正方形であれば多少サイズが異なっていてもリサイズいたします。
- サークル名はカット内に必須ではなくなりました。枠線も編集上で追加するため、カット内には不要となっています。
- カラーモードはWeb公開を前提としているため、RGBモードを推奨です（グレー・白黒での提出も可）
- データはPNG形式（*.png）のみの提出となります
- 18歳未満の方の目にも触れますので、適切な配慮をお願いします。
- 合体申請する際、合体先のサークルと「続き絵」となる形でのサークルカット（所謂「連カット」）はご遠慮ください（想定通りの表示とならない可能性が高いため、配置に際し原則考慮いたしません）。
※必要に応じてテンプレートをお使いください（サイズがあっていれば自作いただいても構いません）
お申し込みフォーム
- サークル参加のお申込みはhampのサークル申込システムから行うことができます。
- 参加のお申込みをもって、本ページの注意事項にご同意いただけたものとみなしますので、必ずよくお読みください。
- GoogleまたはX（旧Twitter）のアカウントをお持ちでない方については個別にお問い合わせください。
参加費の支払いについて
お申し込み後、「銀行振込」をご選択された方は、ゆうちょ銀行（金融機関コード9900）の以下の口座に参加費をお振り込みください（振り込み手数料は別途ご負担ください）
- ゆうちょ銀行振替の場合：14320-23418711 クワノダイスケ
- 他行から振込利用の場合：四三八店（438）普通 2341871 クワノダイスケ
お振込先をお間違えないよう、ご注意ください。また振込名義はサークル代表者の氏名でお願いします。
